Meetings und Konferenzen sind mehrheitlich nutzlos.

Normal ist, dass der Terminkalender einer Führungskraft gefüllt ist. Auf zwei bis drei Wochen hinaus. Dringendes wird irgendwie noch hineingewürgt. Die meisten Termine sind Besprechungen, Konferenzen, sich anzuhörende Präsentationen oder Termine, um örtliche Präsenz zu zeigen, der Führung ein Gesicht zu geben. So kommen manchmal 50, 60 bis 70 Std. pro Woche zusammen. Die Frage, die sich jede Führungskraft stellen muss, lautet jedoch, was alles konnte ich mit der Arbeitszeit Fortschrittliches bewirken!
Führungskräfte müssen umdenken. Nicht die Zeit darf Maßstab sein, nur das Resultat zählt. Wohl kennen wir in der Wirtschaft die Honorierung der aufgewendeten Zeit, doch der Zeitaufwand ist nicht relevant für das Resultat. Oft ist ein schneller Entscheid wesentlich effizienter, hilf- und ertragreicher, als einer, der durch unzählige Konferenzen und Besprechungen auf alle Seiten hin abgesichert wurde. Oft werden durch Besprechungen und Konferenzen Entscheide so lange verzögert, bis andere schneller waren und der Zeitaufwand als Verlust abgebucht werden muss.
Spätestens dann muss sich eine Führungsperson fragen, wie es um ihre Effizienz steht. Welche Chancen habe ich nicht gepackt, weil ich keine Zeit hatte. Welchen Ideen bin ich nicht nachgegangen. Wäre der Zeitaufwand nicht besser in die Betreuung meiner Mitarbeiter investiert gewesen.
Aktive Führungspersonen stören sich auch am Ablauf und Zeitbedarf für Konferenzen und Besprechungen. Sie müssen sich andere anhören, die sich gerne profilieren, die viel reden aber nichts aussagen. Sie müssen Querelen über unwichtige Details über sich ergehen lassen. Sie sind gefangen in einer Runde, die nicht zielorientiert ist, weil sich Parteien nicht einigen können. Wie oft gehen doch Führungspersonen aus einer Konferenz mit der gewonnenen Einsicht, die aufgewendete Zeit nutzlos vertan zu haben.
Betriebswirtschaftlich gesehen ist eine Konferenz eine teure Sache. Mehrere teure Führungspersonen mit Stundenansätzen von
€ 200,- bis € 500,- sind blockiert. Eine Konferenz oder sogar ein Meeting kann allein Arbeitsplatzkosten von € 10.000,- bis € 20.000,- erreichen. Wird damit kein Ziel oder Teilziel erreicht, ist der finanzielle Aufwand nutzlos.
Kommunikation muss sein und mit den vergangenen Ausführungen soll der Wert der Kommunikation nicht beschnitten werden. Doch der Form der Kommunikation muss mehr Effizienz gegeben werden. Eine Konferenz oder ein Meeting muss:

Ein klar definiertes Ziel haben, das erreicht werden muss.
Eine gesamte Zeitbeschränkung aufweisen. Wird das Ziel nicht innerhalb dieser Zeit erreicht, wird das Ziel vom Leiter bestimmt, wobei er die einzelnen Voten berücksichtigt.
Regeln im Ablauf kennen, beispielsweise eine Redezeitbeschränkung für einzelne Voten oder die Regel, dass Kritik nur geübt werden darf, wenn gleichzeitig ein besserer Vorschlag genannt wird. Reine Kritik ist zerstörerisch.
Nicht veranstaltet werden, wenn zum vorneherein zwei Lager mit unterschiedlichen Ansichten vorhanden sind. Beide Lager werden ihre Ansicht vertreten und kaum Kompromisse eingehen, denn eigene Standpunkte verlassen wird als Niederlage empfunden.

Weshalb sind Führungspersonen gestresst, fallen in ein Burnout und erleiden gesundheitliche Schäden? Nicht, weil sie überfordert sind, sondern weil sie sich zu viel Zeit nehmen müssen für Gespräche oder Veranstaltungen, die keinen Gewinn für ihren Bereich bringen. Sie sind deshalb darauf angewiesen, ihre eigentliche Aufgabe am Abend oder am frühen Morgen durchzuführen, was zu den langen Arbeitszeiten führt. Abhilfe ist nur zu erreichen, wenn eine Konferenz- oder Meeting-Kultur eingeführt und durchgesetzt wird, welche das Ziel der Veranstaltung genau definiert und die Zielerreichung in den Vordergrund stellt. Dann besteht bei allen die Berechtigung, Schwätzer und Ego-Neurotiker in Bahnen zu weisen. jb